1 Uvod
S predstavitvijo politike varstva osebnih podatkov (v nadaljnjem besedilu: politika) želimo pokazati, zakaj zbiramo in obdelujemo osebne podatke, kako jih varujemo, kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate.
2 Upravljavec osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov je Prolingus prevajanje, Maja Piškurič s.p., Hlebčeva ulica 4, 1231 Ljubljana (v nadaljnjem besedilu: »Prolingus«, »mi«, »nas«).
Za vsa vprašanja o osebnih podatkih se lahko obrnete na upravljavca:
- po e-pošti: info@prolingus.si;
- po pošti: Prolingus prevajanje, Maja Piškurič s.p., Hlebčeva ulica 4, 1231 Ljubljana, s pripisom VARSTVO OSEBNIH PODATKOV.
3 Osnovni pojmi
To poglavje vsebuje razlago osnovnih pojmov, ki se uporabljajo v tej politiki.
Osebni podatki pomenijo predstavitev katere koli informacije o posamezniku in omogočajo njegovo določenost oz. določljivost. Posameznik je določljiv, kadar ga je mogoče neposredno oz. posredno določiti z uporabo nekaterih identifikatorjev (ime, podatki o lokaciji in drugi podatki, ki določajo fizično, fiziološko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto posameznika).
Obdelava osebnih podatkov pomeni izvedbo kakršnega koli dejanja ali niza dejanj v zvezi z osebnimi podatki. Sem spadajo zlasti zbiranje, beleženje, hramba, vpogled, poraba, prenos, razkritje, izbris, uničenje osebnih podatkov ipd.
Upravljavec je fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali katero koli drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov. Za potrebe te politike je upravljavec osebnih podatkov Prolingus. Več o upravljavcu osebnih podatkov lahko izveste v poglavju 2 Upravljavec osebnih podatkov.
Obdelovalec je fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali katero koli drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.
Zunanji sodelavec je vsaka pravna ali fizična oseba, ki opravlja jezikovne storitve (prevajanje, lektoriranje, sodno overjeni prevodi, grafično oblikovanje) za Prolingus.
4 Uporaba politike
Ta politika velja za:
- izvajanje storitev;
- uporabo spletne strani (https://www.prolingus.si) in
- povpraševanja po naših storitvah po telefonu, e-pošti, pošti ali na naslovu.
5 Osebni podatki
V prevajalski agencija Prolingus obdelujemo tiste podatke, ki ste nam jih predložili vi, in podatke, ki so javno dostopni v javnih evidencah (npr. AJPES, bizi.si, tis.si in druge spletne javne evidence).
Prolingus lahko zbira naslednje kategorije podatkov:
- identifikacijski podatki (ime, priimek, naslov);
- kontaktni podatki posameznika (e-naslov, telefonska številka) in
- tehnični podatki, pridobljeni z uporabo naše spletne strani.
Osebne podatke zbiramo na različnih pravnih podlagah, ki so predstavljene v poglavju 6.1 te politike.
Prolingus zbira samo tiste osebne podatke, ki so potrebni za namene, utemeljene v poglavju 6.3 te politike.
Prav tako hranimo zbrane osebne podatke le toliko časa, kolikor je to potrebno za namene, za katere so bili zbrani. Podrobneje so roki hrambe opisani v poglavju 6.3 te politike.
6 Obdelava osebnih podatkov
Prolingus obdeluje osebne podatke zakonito, pošteno in pregledno. Pri obdelavi skrbimo, da so osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni, celoviti in ažurni, zato vas prosimo, da vse spremembe svojih osebnih podatkov kar najhitreje sporočite na info@prolingus.si z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV.
6.1 Pravna podlaga obdelave osebnih podatkov
Zakonodaja o varstvu osebnih podatkov nam omogoča, da osebne podatke obdelujemo na navedenih pravnih podlagah:
- Pogodba oz. predpogodbeni odnos. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, kadar je to potrebno za sklenitev in izvedbo pogodbe, ki ste jo sklenili (oz. jo želite skleniti) z nami. Prav tako lahko na vašo zahtevo obdelujemo osebne podatke za izvedbo dejavnosti še pred sklenitvijo pogodbe (npr. priprava ponudbe).
- Zakon. Vaše osebne podatke obdelujemo, kadar to od nas zahteva veljavna zakonodaja, npr. hramba računov v skladu z zahtevami davčne zakonodaje.
- Vaša izrecna privolitev. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, kadar izrecno privolite v tako obdelavo. Podaja privolitve je vedno prostovoljna, prav tako imate pravico, da jo kadar koli prekličete. Več o privolitvi je navedeno v poglavju 6.2 Prostovoljnost posredovanja osebnih podatkov in poglavju 10 Pravice posameznikov.
- Zakoniti interes. Vaše osebne podatke lahko obdelujemo, kadar nam to dovoljuje zakoniti interes, za katerega si prizadevamo. Obdelava vaših osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa je izrecno opredeljena v poglavju 6.3. te politike. Pri vsakokratni obdelavi upoštevamo tudi vaše interese in pretehtamo, ali je naš zakoniti interes upravičen.
6.2 Prostovoljnost posredovanja osebnih podatkov
Posredovanje osebnih podatkov v obdelavo Prolingusu je lahko prostovoljno in obvezno. Posredovanje osebnih podatkov v obdelavo Prolingusu je obvezno samo takrat, kadar nam obdelavo nalaga zakonodaja (npr. hramba računov, ki jo zahteva davčna zakonodaja).
Kadar obdelava poteka na podlagi pogodbe oz. predpogodbenega odnosa (glejte prvo alinejo prejšnjega poglavja), nam prostovoljno zaupate svoje vaše osebne podatke. Seznanjeni ste, da pogodbe z vami ne moremo skleniti, če ne predložite svojih osebnih podatkov, ki jih potrebujemo za sklenitev in izvajanje pogodbe.
Kadar obdelava poteka na podlagi vaše izrecne privolitve (glejte alinejo 3 prejšnjega poglavja), je obdelava osebnih podatkov prostovoljna. Brez vaše predhodne privolitve vaših osebnih podatkov ne bomo obdelovali za te namene. Odločitev, da privolitve ne podate oz. pozneje prekličete privolitev, nima negativnih posledic za vas. Kljub temu vas opozarjamo, da vam storitev, ki jih brez vaših osebnih podatkov ne moremo izvesti, ne bomo mogli ponuditi.
6.3 Nameni obdelave in čas hrambe
Vaše osebne podatke bomo obdelovali samo za določene, izrecne in zakonite namene. Vaših osebnih podatkov nikakor ne bomo obdelovali na načine, ki niso združljivi s spodaj navedenimi nameni:
- Izvajanje storitev. Osebne podatke obdelujemo na podlagi pogodbenega odnosa z vami. Osebne podatke hranimo ves čas trajanja storitve in še 10 let po vaši potrditvi, da je bila storitev opravljena. Če pride do reklamacij ali kakršnih koli naših ali vaših zahtevkov v zvezi s storitvijo, se obdobje hrambe osebnih podatkov podaljša do zaključka postopka z izdajo pravnomočne odločbe. Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno, da se dosežejo nameni, za katere podatke obdelujemo, ali za obdobje, ki ga predpisuje zakon (npr. davčna zakonodaja predpisuje hrambo računov 10 let po izdaji).
- Komuniciranje z vami na podlagi vašega povpraševanja o naših storitvah. To storitev zagotavljamo na podlagi svojega zakonitega interesa zagotoviti učinkovito komunikacijo s strankami in potencialnimi strankami. Osebne podatke, ki jih obdelujemo v skladu s tem namenom, hranimo 12 mesecev od dneva, ko so bili zbrani.
- Izvajanje statističnih analiz uporabe spletne strani. Statistične analize izvajamo na podlagi svojega zakonitega interesa zagotoviti učinkovite in optimalne spletne strani. Vse podatke, ki jih zbiramo za navedeni namen, anonimiziramo.
Vse osebne podatke in morebitne fizične nosilce podatkov (CD, USB ključ, tiskane verzije ipd.), ki jim je potekel rok hrambe, bomo trajno izbrisali, zato rekonstrukcija podatkov ne bo mogoča.
Za vsa vprašanja o obdelavi osebnih podatkov se obrnite na e-naslov: info@prolingus.si z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV ali uporabite druge stike, navedene v točki 2 te politike.
7 Piškotki in spletni vtičniki
Prolingus na svoji spletni strani uporablja piškotke za izvajanje statističnih analiz uporabe spletne strani. Za te analize uporabljamo spletno orodje Google Analytics. Vsi osebni podatki, ki se zberejo za ta namen, so anonimizirani in ne omogočajo identifikacije posameznika. Več o piškotkih je navedeno v obvestilu o piškotkih: http://prolingus.si/splosni_pogoji/piskotki/
Piškotke lahko kadar koli izbrišete oz. onemogočite v svojem brskalniku ali s klikom na ŽELIM IZBRISATI VSE PIŠKOTKE, KI MI JIH JE SHRANILA TA SPLETNA STRAN, dostopnem na zgoraj navedeni spletni povezavi.
Na svoji spletni strani omogočamo uporabo spletnih vtičnikov za socialna omrežja, npr. Facebook, Twitter, Linkedin in Pinterest. Opozarjamo vas, da je kakršna koli uporaba teh vtičnikov izključno vaša odgovornost. Prav tako je uporaba teh spletnih vtičnikov urejena s pogoji vsakega od zgoraj navedenih socialnih omrežij.
Prolingus ne prevzema nobene odgovornosti za uporabo spletnih vtičnikov. Za morebitna vprašanja o obdelavi osebnih podatkov pri uporabi spletnih vtičnikov se obrnite na posamezno socialno omrežje oz. si oglejte njihove politike zasebnosti, navedene spodaj.
Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation/
Twitter: https://twitter.com/en/privacy
Linkedin: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Pinterest: https://policy.pinterest.com/en/privacy-policy
8 Posredovanje osebnih podatkov
Prolingus lahko osebne podatke, ki jih zbira in obdeluje, posreduje posameznim tretjim osebam, ki so podrobneje opredeljene v tem poglavju. Posredujemo samo tiste osebne podatke, za katere je posredovanje nujno, da se doseže namen obdelave. Vsaka tretja oseba ima pravico do obdelave osebnih podatkov le za namene, za katere so bili zbrani.
Vaše osebne podatke lahko posredujemo:
- obdelovalcem, ki nam zagotavljajo določene storitve (računovodstvo, IT-storitve, pravna pomoč);
- državnim organom, kadar to od nas zahteva zakonodaja (npr. davčna zakonodaja, odredbe sodišč ipd.);
- zunanjim sodelavcem, ki za nas zagotavljajo prevajanje, lektoriranje, sodno overjene prevode in grafično oblikovanje.
Vaših osebnih podatkov ne bomo izvažali iz Evropskega gospodarskega prostora, razen kadar to zahteva narava storitve, ki jo zahtevate (prevajalska storitev, ki jo izvede tuji poslovni partner ali zunanji sodelavec v tujini). V tem primeru bomo zagotovili, da bodo naši poslovni partnerji in zunanji sodelavci upoštevali določila te politike in veljavno zakonodajo o varovanju osebnih podatkov.
9 Ukrepi za zavarovanje vaših podatkov
Varnost osebnih podatkov je prioriteta prevajalske agencije Prolingus. Tehnični in organizacijski ukrepi, ki jih uporabljamo, nam omogočajo preprečevati vsako nepooblaščeno razkritje (namerno ali nenamerno), vdor, izbris, uničenje ali kakršno koli drugo poškodovanje osebnih podatkov.
Izobraževanje zaposlenih o varstvu, omejitvah, varovanju dostopa do osebnih podatkov in varnostnem kopiranju so le nekateri ukrepi, s katerimi zagotavljamo varnost osebnih podatkov.
Posebno skrb posvečamo izbiri pogodbenih obdelovalcev in nadzoru nad njihovim delom pri obdelavi osebnih podatkov.
Če bi prišlo do kršitve varstva podatkov, bomo o kršitvi brez odlašanja obvestili informacijskega pooblaščenca, ki je pristojni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji. Več o njegovih funkcijah pri varstvu osebnih podatkov je objavljeno na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.
Če bi prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi lahko povzročila veliko tveganje pravic in svoboščin posameznikov, bomo o taki kršitvi nemudoma obvestili vse ogrožene posameznike, če pa bi se pojavil sum storitve kaznivega dejanja, bomo o tem obvestili tudi policijo in pristojno tožilstvo.
10 Pravice posameznikov
V zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, ki jo izvajamo v prevajalski agenciji Prolingus, imate naslednje pravice:
- Pravica do dostopa do osebnih podatkov: ta pravica vam omogoča, da lahko kadar koli zahtevate informacijo o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke. Če jih obdelujemo, lahko od nas zahtevate podatke o tem, katere podatke obdelujemo in kako so bili zbrani.
- Pravica do izpisa osebnih podatkov: pravico imate zahtevati izpis osebnih podatkov, ki jih vodimo o vas, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno čitljivi obliki.
- Pravica do popravka vaših osebnih podatkov: če ugotovite, da so vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, nepopolni ali netočni, lahko zahtevate popravo oz. dopolnitev, ki jo bomo kar najhitreje izvedli.
- Pravica do izbrisa (»Pravica do pozabe«): zahtevate lahko, da izbrišemo osebne podatke, ki jih obdelujemo. Opozarjamo vas, da pravica do izbrisa ni absolutna; izbrisati ne moremo tistih podatkov, ki jih obdelujemo na podlagi zakona ali pogodbenega odnosa.
- Pravica do omejitve obdelave: zahtevate lahko, da obdelavo vaših osebnih podatkov omejimo. Do omejitve ste npr. upravičeni, kadar poteka preverjanje točnosti in celovitosti osebnih podatkov, ki jih obdelujemo.
- Pravica do prenosljivosti: kadar obdelava vaših osebnih podatkov poteka s privolitvijo ali na podlagi pogodbenega odnosa in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, lahko zahtevate prejem teh podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno čitljivi obliki; te podatke lahko prenesete k drugemu upravljavcu, ne da bi vas pri tem ovirali.
- Pravica do ugovora obdelavi: kadar obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi zakonitega interesa ali na podlagi opravljanja nalog v javnem interesu, imate pravico taki obdelavi ugovarjati.
- Preklic privolitve: kadar obdelava poteka na podlagi vaše izrecne privolitve, imate pravico to privolitev kadar koli preklicati. Privolitev prekličete po elektronski pošti: info@prolingus.si z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV ali po pošti: Prolingus prevajanje, Maja Piškurič s.p., Hlebčeva ulica 4, 1231 Ljubljana, s pripisom VARSTVO OSEBNIH PODATKOV. Preklic privolitve nima za vas negativnih posledic, vam pa ne bomo mogli več zagotavljati varstva osebnih podatkov.
Vse pravice, navedene v tem poglavju, lahko izvajate po e-pošti info@prolingus.si z zadevo VARSTVO OSEBNIH PODATKOV ali po pošti: Prolingus prevajanje, Maja Piškurič s.p., Hlebčeva ulica 4, 1231 Ljubljana, s pripisom VARSTVO OSEBNIH PODATKOV. Na teh naslovih smo vam na voljo tudi za morebitna vprašanja o izvajanju vaših pravic.
Pridržujemo si pravico od vas zahtevati predložitev dodatnih osebnih podatkov, da bi lahko izvedli zahtevke v zvezi z zgoraj opisanimi pravicami in da vas lahko identificiramo. Če bo identifikacija posameznika mogoča brez posredovanja dodatnih osebnih podatkov, jih od vas ne bomo zahtevali. Če vas na podlagi podatkov, ki ste nam jih predložili, ne bomo mogli identificirati, vaših zahtev ne bomo mogli izvesti.
Prav tako imate pravico, da zoper nas vložite pritožbo pri informacijskem pooblaščencu.
11 Pravno obvestilo
Ta politika dopolnjuje veljavno zakonodajo o varovanju osebnih podatkov (zlasti Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07) in Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov).
Ta politika je na voljo na spletni strani https://www.prolingus.si.
Prolingus lahko to politiko kadar koli spremeni, o vsaki spremembi pa vas predhodno seznani z obvestilom na svoji spletni strani.
Prosimo vas, da si skrbno preberete posodobljene različice te politike.